Blog Navigeren naar het nieuwe normaal - vrouw met compas

Navigeren naar het nieuwe normaal. Hoe doe je dat als team?

Door corona werken veel teams vooral online samen. Online vergaderen vergt een andere aanpak en houding. In dit artikel geven Jantien Martin* en ik je tips over hoe je kunt voorkomen dat teamleden afhaken als het gesprek ingewikkeld wordt.

Nu we zo’n zeven weken in de online modus leven, hebben de meesten van ons een digitale routine in de samenwerking gevonden. We treffen elkaar nu vaker even kort en met gezonde regelmaat in een video call met collega’s. Sommige besprekingen lijken online zelfs effectiever te verlopen. Maar let op: online vergaderen vergt wel een andere houding en ander voorzitterschap.

Luisteren

Online vergaderen vraagt bijvoorbeeld dat je meer luistert en minder reageert op alles wat er gezegd wordt. Dat brengt meer rust en gelijkwaardigheid aan inbreng. Met goed technisch voorzitterschap en etherdiscipline gedijen de meest teams vrij aardig. Zeker als het over bekend terrein. Dat wordt echter lastiger zodra vraagstukken complexer van aard zijn.

Complexe vragen

Als we het hebben over de toekomst bewegen ons op dit moment letterlijk en figuurlijk op onbekend terrein. Wie weet hoe we er volgend jaar voorstaan? Dit zijn onderwerpen die je als team moet minder op de automatische piloot kunt bespreken. Wanneer je nu plannen maakt, is het niet verstandig om verder te lopen op de bekende weg. Het is zoeken naar een nieuw pad, vertrouwde structuur loslaten en uit onze comfortzone moeten stappen.

Stilte

Die zoektocht kost tijd en energie. In de teams die wij begeleiden zien we dat die onzekerheid, gecombineerd met het online vergaderen waarin je meer luistert en minder reageert op alles, ervoor kan zorgen dat professionals zich minder vrij voelen om alles wat in hen opkomt te delen.

Staccato meningen

Voorzitters van vergaderingen hebben daardoor niet genoeg aan puur technisch voorzitterschap. Dat kan namelijk resulteren in het staccato delen van meningen, zonder een discussie of zelfs zonder een eindstation. Het gevaar dreigt dat de een of ander in stilte afhaakt zonder dat dit zichtbaar is.

Nieuw ritme

Wat nu helpt is om samen te vertragen, en plannen en focus te herijken. Zoeken naar wat past bij de nieuwe situatie. Zo kun je samen een nieuw ritme vinden. Het starten met een goede check in is daarbij van toegevoegde waarde. Daardoor heb je gelijk iedereen aan boord. Je maakt tijd om van alle teamleden te horen hoe hij of zij nu in de wedstrijd zit en er is gelijk ruimte voor de verschillen in mening, ideeën en opvattingen.

Navigeren

En dan nog is het lastig om te coördineren tussen en met de verschillen binnen het team. Teamleiders moeten zich extra inspannen om te navigeren op deze dynamiek. Je mist tenslotte de onderlinge interacties, de non-verbale signalen en onbewuste afstemming die je in het oude normaal richting gaven om meer of minder te gaan bijsturen.

Lef tonen

Tenslotte is er lef nodig om ook nu op afstand en in een beperkt visueel systeem irritaties en emoties te bespreken en twijfel op eventuele voorgenomen besluiten of voorstellen expliciet te maken. Echter wanneer je stuurt op openheid voor het goede gesprek op afstand, voelen teamleden zich betrokken.

Marathon

We realiseren ons dat dat veel teams nu een marathon lopen. Maar anders dan bij een gewone marathon weten we nu niet waar de finish is. Dat is een uitdaging die veel eist van ieder individu zelfs van een ervaren hardloper. Het vraagt om het vinden van een gezond ritme zodat je je energie goed kan verdelen. Zodat je ook op afstand in overleggen tot het juiste tempo en intensiteit kan komen. Zo haal je het beste uit jezelf en elkaar.

Kun je hulp gebruiken bij het (online) samenwerken met je team of wil je graag even sparren? Neem gerust contact met me op. Mail naar britta@brittalassen.com 

*Jantien Martin is teamcoach en partner bij DBR

Blog Leren van fouten is de sleutel tot innovatie - geel spraakballon papiertje met OOPS erop geschreven

Leren van fouten is sleutel tot innovatie

Ik durf te stellen dat er in elk bedrijf dagelijks blunders en fouten worden gemaakt. Helaas probeert men die meestal zo snel mogelijk te verdoezelen. Want o jee, stel dat er iemand achter komt dat de zaken niet op rolletjes lopen. We schamen ons voor gemaakte fouten. Het gevolg is dat ineffectieve werkwijzen steeds herhaald worden. Zonde is dat! Hier leert niemand wat van. In een cultuur waar miststappen afgestraft worden is geen ruimte voor eigen initiatief.

Risico? Te gevaarlijk.
Initiatief nemen? Nee liever niet, stel dat het mis gaat
En zo blijft alles zoals het was.

Met deze houding krijgt innovatie en geen enkele kans. Want juist door te reflecteren op de zaken die misgaan kunnen we leren en een strategie ontwikkelen die wel werkt. Dat weet ook de McGill University. Ze hebben recentelijk hun Failure Report Vision 2020 uitgegeven. Een bericht waarin ze misplaatste intenties, verkeerde aannames en andere bedrijfsfouten openlijk toegeven, delen en vieren. Zonder angst afgestraft te worden door donateurs en andere geldschieters. Zij weten namelijk dat niet leren van je fouten enorm onproductief is. Daarom geloven zij:

“Through Vision 2020 we hope to redefine excellence at McGill—building a culture where creativity thrives and people aren’t afraid to run with big, risky ideas. The world is facing environmental and economic crises of historic proportions—there is no time for timidity. We believe that, as one of the foremost institutions of higher learning on the planet, McGill has not only an opportunity but a responsibility to take the lead in seeking solutions to sustainability challenges. Redefining excellence in this way will involve making room for failure—taking the stigma out of doing it, and making a habit of learning from it.”

Fouten maken, ze vieren en delen is enorm slim. Wie geen fouten durft te maken die gaat ook niet vooruit. Innovatie begint immers met afwijken van het bekende pad en stappen zetten richting het onbekende. En dat zonder dubbele boden en vangnet. Daarvoor is lef nodig en vertrouwen. Vertrouwen om open te staan voor wat we nog niet weten, moed en ruimte om te experimenteren en lef om te durven falen en daar weer van te leren.

In Nederland geeft het Instituut voor Briljante Mislukkingen elk jaar een award uit in de zorg, een prijs voor de beste mislukking. Hun motto: lerend vermogen is een teken van kracht.

Albert Einstein zei het al, “Insanity is doing the same thing over en over again.”